Veröffentlicht: Juli 2019

Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht es, schnell und einfach hochvolumige, regelbasierte Routineprozesse zu automatisieren. Die Software-Roboter unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Digital-Enterprise-Strategie und verhelfen zu erhöhter Prozesseffizienz, Compliance und Aufwandseinsparungen.

Robotic Process Automation auf einen Blick__

Aus der Industrie sind Roboter nicht mehr wegzudenken. Auch der deutsche Begriff „robotergesteuerte Prozessautomatisierung“ ist von diesen Industrierobotern inspiriert und wird synonym zu Robotic Process Automation verwendet. Es handelt sich dabei um digitale Roboter: also eine Software, die Prozesse vollständig allein abwickeln kann.

Definition Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation bezeichnet die vollautomatisierte Bearbeitung strukturierter Geschäftsprozesse durch Software. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung dient zur Automatisierung von strukturierten Standardprozessen, ohne dabei Legacy-Systeme zu verändern. Hierfür greifen digitale Roboter (RPA), ganz wie ein Mensch, auf alle nötigen Applikationen zu und bearbeiten Prozesse automatisiert, indem sie menschliche Arbeitsschritte nachahmen.

Rund 50 % der Arbeitsabläufe in einem Unternehmen können auf diese Weise einfach, schnell und wirtschaftlich, ohne Systemänderungen, automatisiert werden. Überall dort, wo strukturierte, hochvolumige Prozesse vorkommen, kann robotergesteuerte Prozessautomatisierung eingesetzt werden.

Wie funktioniert Robotic Process Automation?

Die RPA-Software arbeitet regelbasiert. Deshalb ist es wichtig, dass ein Prozess, der mithilfe der virtuellen Bots automatisiert werden soll, strukturiert ist und klaren Business Rules folgt. Für diese zu automatisierenden Arbeitsabläufe wird im Robotic Process Automation-Designer ein Prozessablauf erstellt. Das erfolgt beispielsweise anhand von grafischen Elementen und kann daher, nach einem Training, auch von Nicht-RPA-Entwicklern durchgeführt werden. Anhand dieses Prozessablaufes arbeiten dann die virtuellen Bots. Hat man einen Prozessablauf einmal festgelegt, muss dieser nicht starr bleiben. Im selben Designer kann der Workflow an sich ändernde Prozesse angepasst werden. Diese Flexibilität ist essentiell, um schnell auf volatile Anforderungen reagieren zu können.

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung

Um einen Prozess erfolgreich abzuarbeiten, ist oft Zugriff auf verschiedene Applikationen notwendig. Robotic Process Automation arbeitet übergreifend und kann auf die unterschiedlichsten Anwendungen und Datenbanken zugreifen. Dabei benutzen die Software-Roboter das Frontend wie das Team im Backoffice. Eine Backend-Integration mit dem damit verbundenen Aufwand ist somit nicht nötig. Genau wie ein Mensch nutzen die virtuellen Bots dann die Applikationen: Daten eingeben, kopieren, speichern und vieles mehr. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: Die Roboter arbeiten Tag und Nacht, machen keine Fehler, sind schnell und alles, was sie tun wird lückenlos dokumentiert. So kommen beispielsweise Kundenanfragen in Form strukturierter Daten bei den virtuellen Mitarbeitern an. Anhand dieser und mithilfe definierter Regeln wird entschieden, auf welche Systeme, zum Beispiel ERP oder CRM, Robotic Process Automation zugreift und wie es die Anfragen oder andere Tasks weiterbearbeitet. Nur in Ausnahmefällen werden Aufgaben noch an das Backoffice weitergeleitet. In der Regel werden Standardprozesse fallabschließend verarbeitet, wobei Automationsquoten von bis zu 100 % erreicht werden können.

Backend-Integration mit Robotic Process Automation

Häufig stehen Unternehmen vor der Herausforderung mit Daten aus vielen verschiedenen Anwendungen oder mit Legacy-Systemen ohne Schnittstellen arbeiten zu müssen. Hier stellt Robotic Process Automation die optimale Lösung dar. Der Grund dafür ist, dass RPA alt und neu verknüpft. Wie physische Roboter in der Fertigung heute Aufgaben übernehmen und im Internet-of-Things (IoT) alles einfach miteinander kommuniziert, übernimmt auf der virtuellen Ebene robotergesteuerte Prozessautomatisierung diese Rolle. RPA-Bots interagieren wie ein Mensch mit dem User Interface von Applikationen. Sie können Programme oder Webseiten öffnen, sich einloggen, auf Buttons oder Links klicken und Formulare ausfüllen. Die vorhandenen Daten können die Software-Roboter kopieren und einfügen, mit anderen Datensätzen vergleichen, updaten, Querverweise anlegen und in einem Frontend zusammentragen.

Was ist der Nutzen von Robotic Process Automation für Unternehmen?

Durch die Automatisierung von hochvolumigen, standardisierten Arbeitsabläufen durch RPA sinken Prozesskosten um bis zu 80 % und Durchlaufzeiten um rund 10 %. Aufgaben, welche in der manuellen Bearbeitung zeit- und arbeitsintensiv sind, können mit Robotic Process Automation problemlos automatisiert werden. Das bedeutet, unter anderem, eine große Entlastung für das Backoffice und enorme Aufwandseinsparungen. Außerdem bietet sich RPA für die meisten hochvolumigen Standardprozesse im Kontext der Umsetzung von digitalen Strategien besonders an.

Vorteile von RPA im Unternehmenseinsatz

Es gibt viele Möglichkeiten die Potentiale von Robotic Process Automation auszuschöpfen. Die acht wichtigsten Vorteile von RPA sind hier zusammengefasst:

  1. Prozessautomatisierung reduziert den Aufwand, der für die zeitintensive, manuelle Bearbeitung von Routinetätigkeiten, Training und Recruiting anfallen würde.
  2. Fehlerquoten sinken durch die automatisierte Bearbeitung von Aufgaben anhand von vorgegebenen Business Rules.
  3. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist skalierbar: In Zeiten erhöhter Belastung können Prozessen, ganz ohne Training oder Vorlaufzeiten, mehr Roboter zugeteilt werden.
  4. RPA-Roboter folgen stets dem regelbasierten Workflow und dokumentieren jeden Fall und Arbeitsschritt. Sie halten so nicht nur alle Compliance-Richtlinien ein, sondern bieten auch eine einfache Vergleichbarkeit von Daten.
  5. Task-Queues leeren sich, dank Bots, die 24/7, ohne zu ermüden arbeiten und mitunter beinahe in Echtzeit Rückmeldung an den Nutzer geben. Dadurch werden die Nutzungszeiten ausgeweitet und die Prozessbearbeitungszeiten reduziert.
  6. Eine Neuverteilung der Arbeitskraft bietet sich an: Statt an monotonen Routinetätigkeiten kann das Backoffice an wertschöpfenden Aufgaben arbeiten. Zusätzlich steigt durch die Entlastung von immer gleichen Prozessen die Mitarbeiterzufriedenheit.
  7. Kürzere Prozessbearbeitungszeiten, reduzierte Fehlerquoten und optimiertes Monitoring resultieren schnell in einer Steigerung der Service-Qualität und Kundenzufriedenheit.
  8. Zeitgleich mit der Automatisierung durch Robotic Process Automation eröffnet sich die Chance den alten Workflow zu überdenken, nicht mehr benötigte Schritte wegfallen zulassen und so ganze Prozesse streamlinen und optimieren zu können.

Was sind die Best Practice?

Wenn es an ein RPA-Projekt geht, machen sich die meisten Gedanken über die Technologie und den ROI. Zusätzlich gibt es einige Themen, die ebenfalls bedacht werden sollten:

  1. Besonders wichtig bei der Automatisierung mit Robotic Process Automation ist die Wahl des richtigen Prozesses für einen erfolgreichen Proof of Concept von RPA anhand von Kriterien wie der Komplexität und Datenbasis des zu automatisierenden Prozesses. Für den Beweis der Wirksamkeit der Technologie sind eine möglichst kurze Time to Market und ein hoher Return on Investment (ROI) wichtige Kennzahlen.
  2. Die Verfügbarkeiten von internen Ressourcen, wie beispielsweise eines Center of Excellence kann den Erfolg eines RPA-Projekts positiv beeinflussen. Ein zentrales Team kann besser die Automatisierungsstrategie priorisieren, Informationen bündeln und Robotic Process Automation fachbereichsübergreifend implementieren.
  3. Das Vorhandensein einer langfristigen Automatisierungsstrategie ist insbesondere nach einem erfolgreichen PoC von Bedeutung. Ist das Potential von RPA einmal identifiziert, finden sich mehr und mehr geeignete Prozesse. Mithilfe einer langfristigen Strategie kann das Unternehmen vereinfacht RPA-Projekte priorisieren sowie doppelten Aufwand vermeiden und die Governance erhöhen.
  4. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann problemlos von der Business-Seite aus angestoßen werden, um die IT zu entlasten. Dennoch ist es sinnvoll, das IT-Team möglichst früh einzubeziehen, damit dieses etwa die nötigen internen Ressourcen und Lizenzen rechtzeitig zur Verfügung stellen kann.
  5. Eine frühzeitige Kommunikation mit dem Backoffice über die Vorteile von RPA erleichtert sowohl den Implementierungsprozess, als auch die spätere Akzeptanz der Lösung.

Welche Anwendungsgebiete gibt es für Robotic Process Automation?

Die Anwendungsgebiete für RPA sind so vielfältig wie Prozesse selbst. Überall dort, wo strukturierte Prozesse stattfinden, kann diese Lösung eingesetzt werden. Es gibt kaum Einsatzgebiete, in welchen kein Potential für die Prozessautomatisierung mit virtuellen Bots existiert. Grundsätzlich sind hierfür hochvolumige, regelbasierte Standardprozesse besonders geeignet. So existieren beispielsweise im Einkauf und in der Logistik, im Finanzwesen und im Service verschiedene Use Cases. Die Software-Roboter übernehmen hier vollständig oder teilweise Aufgaben von der Kundenkommunikation über die Datenanalyse bis hin zum Zahlungsmanagement.
Robotic Process Automation ist eine Lösung, die nicht mehr aus einer Digital-Enterprise-Strategie wegzudenken ist. Sie ist branchenübergreifend auf dem Vormarsch und es gibt vielfältige Einsatzmöglichkeiten.

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