Entwicklung eines modularen Webportals für den gesamten Antragsprozess des AFBG für die berufliche Aus- und Weiterbildung mit agiler Projektabwicklung. 

Die Herausforderung

Das Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) regelt die finanzielle Unterstützung von mehr als 700 Fortbildungsabschlüssen, darunter Meister, Fachwirt, Techniker oder Erzieher. Das Onlineportal AFBG Digital ist die digitale Umsetzung dieses Gesetzes und eines der ersten bundesweit verfügbaren Verfahren nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG). Nach dem Prinzip »Einer für Alle« (EfA) sollte AFBG Digital zur kosteneffizienteren und schnelleren Umsetzung zunächst in einem Bundesland implementiert und anschließend sukzessiv auf alle weiteren Bundesländer ausgerollt werden. Die Software musste somit als zentrale Portallösung entwickelt werden, die von allen Ländern sowie für verschiedene Fachverfahren mit ca. 250 Bewilligungsstellen deutschlandweit eingesetzt werden kann.

Die Almato Lösung

Das Ministerium für Wissenschaft, Energie, Klimaschutz und Umwelt (MWU) des Landes Sachsen-Anhalt hat die Umsetzung des Projektes AFBG Digital im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung vergeben. Hierfür entwickelten wir im Auftrag unserer Schwestergesellschaft DATAGROUP IT Solutions ein modulares Webportal für den gesamten Antragsprozess des AFBG für die berufliche Aus- und Weiterbildung, inklusive Anbindung der dahinterliegenden Fachverfahren. Wir fungierten in dem Konsortium somit als Implementierungsexperte und sorgten für die technische Umsetzung des Projektes sowie für Hosting und Betrieb der Anwendung.

Innovative Softwareentwicklung meistert Anforderungen 

Ziel bei der Entwicklung des Onlinedienstes war eine softwaregestützte Datenerhebung, -abfrage, -verarbeitung und -visualisierung sowie eine medienbruchfreie Digitalisierung des gesamten Prozesses nach den Anforderungen des Landes Sachsen-Anhalt und des BMBF. Die Entwicklung des Onlinedienstes erfolgte mit der Programmiersprache Go sowie innovativer und effizienter Open Source Frameworks.

Anhand von Vorgaben und Checklisten des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wurden Sicherheitsstandards festgelegt sowie eine tragfähige Softwarearchitektur konzipiert und umgesetzt. Durch den Einsatz von Security Frameworks wurden Schwachstellen bereits in der Entwicklung der Software ausgeschlossen.

Die BundID-Anbindung, die für die Authentifizierung der Anwender eingesetzt wird (bis zu Vertrauensniveau hoch), wurde auf Basis des Standards SAML 2.0 integriert. Mit einem generativen Ansatz wurden alle Formulare, inklusive Eingabe-Validatoren, das PDF-Mapping als Quellcode für die Web-Anwendung sowie das Backend erstellt. Zusätzlich zu Sicherheitsaspekten wurden auch Barrierefreiheit-, Datenschutz- und Responsiveness-Anforderungen berücksichtigt sowie DevOps und Cloud-Techniken auf Basis von Kubernetes angewandt.

Der Erfolg

Höchste Kundenzufriedenheit. Realisierung in time und in budget.

Agiles Projektmanagement als Schlüssel zum Erfolg

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die agile Projektabwicklung nach Scrum. In zweiwöchigen Sprints wurde die AFBG Digital-Plattform iterativ und zu jeder Zeit für alle Beteiligten transparent realisiert. Diese Vorgehensweise brachte zum einen signifikante Effizienzgewinne, zum anderen konnten erst im Laufe des Projektfortschritts konkretisierende Anforderungen ohne Hürden in die laufende Entwicklung einfließen. Die erste Version von AFBG Digital wurde so vom Kick-off bis Go-live innerhalb von nur sechs Monaten als eines der ersten OZG-Verfahren bundesweit realisiert. Somit ging die AFBG Digital-Anwendung wie geplant zum 15. November 2022 fristgerecht online.

Bessere Übersichtlichkeit trifft leichtere Antragstellung

Durch die Umsetzung der neuen Lösung ergaben sich zahlreiche Vorteile sowohl für Antragsteller als auch für die Verwaltungen selbst. Die Nutzer profitieren fortan von einer besseren Übersichtlichkeit und einer vereinfachten Antragstellung. Formblätter auf Papier, die bisher schwer verständlich sowie Hilfetexte, die wenig anwenderfreundlich waren, gehören der Vergangenheit an. Ebenso kann das zeitintensive und mühevolle Suchen der richtigen Anträge bzw. Formblätter inklusive Anlagen ad acta gelegt werden.

Im Rahmen der neuen Lösung gibt es einen Konfigurator, der dem Antragsteller verschiedene Fragen stellt. So wird zunächst festgestellt, welche Anforderungen der Antragsteller hat, welche Fallkonstellationen zutreffen sowie welche Unterlagen und Daten dafür jeweils notwendig sind. Abschließend erhalten Nutzer die Informationen zu den benötigten Unterlagen. Diese werden im Portal zur Abholung bereitgestellt, anschließend im Fachverfahren bearbeitet bevor der Bescheid dann in den Postkorb zur BundID gehen kann. Die Bewilligungsstelle schickt dann einmalig auf klassischem Weg den Bescheid an die Postadresse.

Anschließend ist der Antragsstatus über das Benutzerkonto jederzeit einsehbar, sodass Antragstellende stets über den aktuellen Stand informiert sind. Dies ermöglicht es den Nutzern, den gesamten Prozess transparent zu verfolgen und bei Bedarf jederzeit und von überall aus Zugriff auf aktuelle Informationen und Updates zu haben.

»Die vorgefundenen Rahmenbedingungen konnten nur mit einer agilen Projektabwicklung sinnvoll adressiert werden, um den äußerst ambitionierten Terminplan nicht zu gefährden. Dies ist ein Novum für öffentliche Auftraggeber und setzt ein enormes Vertrauen in den Dienstleister voraus. Umso mehr freut es mich, dass unsere agilen Teams diese Herausforderung mit einer Punktlandung im wahrsten Sinne des Wortes gemeistert haben.«

– Stefan Dreher, Prokurist, Almato AG