Nahezu die Hälfte aller Prozesse können in Unternehmen mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) automatisiert werden. RPA ermöglicht es Unternehmen einfach, in kürzester Zeit Prozesse zu automatisieren, die bisher manuell bearbeitet wurden. Software-Roboter übernehmen immer mehr hochvolumige Standardprozesse und schaffen Raum und Zeit für innovative Projekte. Damit unterstützt RPA Unternehmen in der Umsetzung ihrer Digital Entreprise-Strategie. Die Software wird zu einem Enabler von digitaler Transformation und ist somit nicht mehr aus der Geschäftswelt wegzudenken.

Automatisierung von Standardprozessen für mehr Effizienz__

Einer der wohl größten Vorteile von RPA ist die Steigerung der Prozesseffizienz durch die Automatisierung von Standardprozessen. Software-Roboter übernehmen hochvolumige, standardisierte Prozesse und entlasten so etwa Teams in Backoffice und Verwaltung von repetitiven, manuellen Tätigkeiten. Das Backoffice kann, nach der Übernahme von Routinetätigkeiten durch Robotic Process Automation, an wertschöpfenderen Projekten arbeiten. Zudem führt RPA zu kürzeren Handle Times und einer sich leerenden Taskqueue. Ein weiterer Benefit: RPA-Roboter, welche 24/7 unermüdlich an regelbasierten Standardprozessen arbeiten. So können Automationsquoten von bis zu 80 % erzielt werden. Neben dieser signifikante Effizienzsteigerung bieten virtuelle Bots einen weiteren wichtigen Vorteil: Sie skalieren den Workload entsprechend der aktuellen Anforderungen und können sich saisonalen Schwankungen schnell und einfach anpassen.

Einfache Skalierung von RPA-Bots bei steigenden Workloads

100 Roboter können gleichzeitig an verschiedenen Fällen in einem Prozess arbeiten, während menschliche Kollegen hierbei seriell vorgehen müssten. Aus diesem Grund eignen sich insbesondere hochvolumige Arbeitsabläufe für die Automatisierung mit Robotic Process Automation. Dabei ist ein weiterer Vorteil von RPA, dass die Lösung skalierbar ist. Sobald mehr Arbeit anfällt, können einem Prozess ganz einfach, ohne Training oder lange Überstunden, mehr Roboter zugewiesen werden. Fällt die Arbeitslast wieder, so kann auch die Zahl der Bots problemlos wieder reduziert werden. Hierfür eignen sich insbesondere Cloud-Ansätze oder hybride Infrastrukturen wie etwa Robots as a Service. Anstatt eines fixen Aufwands (Lizenzen, Server, Betrieb, Wartung und Support) entstehen hier lediglich variable Kosten (Pay per Use). Die kurze Time to Market und bedarfsgerechte Ressourcenzuteilung sind besondere Benefits. Die Skalierbarkeit der Lösung ist in diesem Fall ein besonderer Vorteil von RPA.

Integration von Bestandssystemen mit Robotic Process Automation

Insbesondere bei der Integration von Daten oder Informationen aus Legacy-Systemen, um innovative, digitale Services anzubieten, gestaltet sich die Bereitstellung geeigneter APIs oft als aufwändig und zeitintensiv. Robotic Process Automation stellt in solchen Fällen eine optimale Lösung dar. Die Software-Roboter agieren wie ein Mensch systemübergreifend, können auf relevante Datenbanken und Applikationen zugreifen, Informationen kopieren, eintragen, Daten sammeln und in einem einzigen Frontend, ob App, Software oder Voice User Interface, ausspielen. Dies alles geschieht völlig ohne Eingriffe in bestehende Systeme.
Ein Anwendungsbeispiel hierfür ist das Anlegen von Personalakten in HR. Hierzu muss häufig auf verschiedene Systeme zugegriffen und Daten mittels Copy & Paste in alle relevanten Applikationen (E-Mail bis hin zum HR-System) übertragen werden. Software-Roboter können einfach auf alle relevanten Anwendungen zugreifen, Daten ins System eintragen, eine neue E-Mail-Adresse und Zugänge anlegen, Manager informieren, alle Daten sammeln und eine Personalakte anlegen, auf welche HR in einem einzigen Frontend Zugriff hat.

Prozessoptimierung im Rahmen der Einführung von Robotic Process Automation

Ein Vorteil von RPA, ist die Möglichkeit Prozesse vor der Entwicklung zu optimieren. Gerade wenn Business Rules für Robotic Process Automation festgelegt werden, besteht die Chance für Unternehmen, den Arbeitsablauf zu reviewen und Optimierungen durchzuführen. Anstatt ein separates Projekt zu Prozessoptimierung anzustoßen, geschieht dies im Zuge der RPA-Implementierung. Im Rahmen eines RPA PoCs lassen sich schnell Arbeitsschritte die überflüssig geworden sind, effektiver gelöst werden können, aber auch solche, die noch im Workflow fehlen, identifizieren. Gleichzeitig kann vorhandenes Nutzerfeedback in die Optimierung miteinfließen und auf diese Weise die Nutzerzufriedenheit erhöht werden.

Compliance und Security mit Robotic Process Automation sicherstellen

Das Thema Compliance ist für Unternehmen essentiell. Gerade hier liegt eine der Stärken von Robotic Process Automation. Die virtuellen Roboter dokumentieren automatisch jeden Arbeitsschritt bis ins Detail. Hierbei gehen sie bei jedem Fall genau gleich, nach den zuvor festgelegten Business Rules, vor.
Durch die automatisierte Dokumentation von Arbeitsschritten erhöht sich die Compliance – das Unternehmen behält stets einen klaren Überblick, kann informierte Entscheidungen auf der Basis von zuverlässigen Daten treffen und die Reporting-Qualität steigt.

Mitarbeiterzufriedenheit steigern mit Robotic Process Automation

Das tägliche Erstellen von Berichten oder regelmäßige Systemchecks sind häufige, monotone Standardprozesse, welche oft noch manuell erledigt werden. Daten werden aus verschiedenen Datenbanken und Anwendungen zusammengetragen und händisch in Dashboards integriert. Dies ist fehleranfällig, zeitaufwändig und kann zu Unzufriedenheit führen. Ein großer Vorteil von RPA für das Team im Backoffice ist die Entlastung von solch immer gleichen Routinetätigkeiten. Virtuelle Kollegen übernehmen unbeliebte Aufgaben und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Gleichzeitig werden Überstunden reduziert, wenn Bots steigende Workloads einfach abfangen und dadurch die Work-Life-Balance optimiert.

Kundenzufriedenheit erhöhen mit Robotic Process Automation

Robotic Process Automation bearbeitet etwa Anfragen und Service-Fälle nahezu in Echtzeit. Die Bots arbeiten 365 Tage im Jahr und 24 Stunden am Tag ohne zu ermüden, wodurch sich die Servicezeiten verlängern. Fehlerquoten sinken. Diesen Eigenschaften der Lösung ist ein weiterer Vorteil von RPA zu verdanken: Die Servicequalität steigt und somit auch die Nutzer- bzw. die Kundenzufriedenheit. So können Kunden beispielsweise 24/7 auf Dienstleistungen zugreifen und innerhalb kürzester Zeit eine Rückmeldung erhalten.

Robotic Process Automation ist eine wirtschaftliche Lösung, von welcher sowohl das Unternehmen und dessen Backoffice als auch die Nutzer der Software profitieren können. Vor allem die problemlose Implementierung in Legacy-Systeme und kurze Time to Market machen RPA zu einem festen Bestandteil der Digital Enterprise-Strategie für viele Unternehmen. Hierbei gibt es eine Vielzahl an Projekt-Beispielen in allen Fachbereichen. Deshalb ist, nach der Entscheidung für die Prozessautomatisierung mit Robotic Process Automation, bei der Wahl des richtigen Prozesses, aus den vielen Möglichkeiten für ein erstes Automatisierungsprojekt, wichtig zu beachten, welche Prozesse sich für einen erfolgreichen RPA PoC eignen.