Beständig steigende Anforderungen der Nutzer an User Experience und Convenience machen mobile Apps zum essentiellen Bestandteil der Digital-Enterprise-Strategie. Insbesondere als innovatives Frontend zur Zusammenführung und einfachen Darstellung von Daten aus verschiedenen Systemen bilden Apps eine besondere Chance für Unternehmen. Robotic Process Automation (RPA) beschleunigt die Umsetzung dieser Lösung durch schnelle Backend-Integration und einfache Aggregation von Daten aus unterschiedlichen Systemen und Anwendungen. Die virtuellen Roboter bieten weitere Vorteile für das Unternehmen, wie Aufwandseinsparungen von bis zu 80 % sowie Prozessautomation und damit Verkürzung der Durchlaufzeiten um bis zu 10 %.

Robotic Process Automation als Beschleuniger mobiler Prozesse__

Apps durchziehen unser Privatleben und machen es einfacher. Für Unternehmen bestehen insbesondere in der Zusammenarbeit zwischen App und Robotic Process Automation (RPA) große Chancen.

Apps als mobile, nutzerfreundliche Anwendung

Über Apps haben Nutzer, ob Endkunden oder Mitarbeiter, überall Zugriff auf Unternehmensinformationen. Durch ihr modernes Design bieten sie zudem eine hohe Usability, die bei unternehmensinternen Anwendungen, gerade bei älteren Systemen, nicht immer gegeben ist. Hier schaffen Apps Abhilfe. Sie bieten dem Nutzer einen strukturierten Blick auf Informationen und können bei Bedarf Daten auch offline zur Verfügung stellen.

Der Vorteil von Apps liegt auf der Hand: übersichtlich, benutzerfreundlich, mobil einsetzbar. Aber wie bekommt die App die nötigen Informationen aus den Unternehmensdatenbanken? Das gestaltet sich oft schwieriger als erwartet. Es werden Daten aus einer Vielzahl an Anwendungen benötigt, die es alle mit der App zu integrieren gilt und nicht alle Anwendungen sind darauf ausgelegt, mobil verfügbar zu sein.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Als Robotic Process Automation bezeichnet man die automatisierte Abarbeitung von Prozessen durch digitale Roboter. Der Einsatz von Robotern ist aus der Fabrikautomation nicht mehr wegzudenken. Das Konzept findet sich nun auch in der Büro-Welt wieder und die Vorteile von RPA sind offensichtlich: 24/7-Prozessbearbeitung ohne zu ermüden oder Fehler zu machen, konstant hohe Qualität bei vollständiger detaillierter Dokumentation, Skalierbarkeit, Flexibilität, Mitarbeiterentlastung und gesteigerter Mitarbeiterzufriedenheit.

Man kann sich RPA wie einen virtuellen Mitarbeiter vorstellen: die Software-Roboter haben ihre eigenen Zugangsdaten und greifen wie Mitarbeiter über das Frontend auf verschiedenste Anwendungen zu. Dort können sie Daten einfügen, kopieren, Buttons klicken und vieles mehr. Sie bedienen Frontends wie ein Mensch. Dabei finden sie sich problemlos in Anwendungen zurecht, die nicht modernen Usability-Standards entsprechen, da ihnen Design und Struktur einer UI gleichgültig sind und verlieren nie den Überblick. Arbeitsintensive, regelbasierte Prozesse werden von den Bots zuverlässig bearbeitet, ohne in Legacy-Systeme einzugreifen.

Das Zusammenspiel von mobilen Apps und Robotic Process Automation

Legacy-Systeme sind meist tief im Unternehmen und seinen Prozessen verwurzelt, allerdings oft auch unübersichtlich. Ihre Bedienung erfordert viele Prozess-Schritte, das Nachvollziehen umfangreicher Navigationspfade und komplexe Tastenkombinationen. Robotic Process Automation ermöglicht hier die einfache, wirtschaftliche und risikoarme Systemintegration.

Mit RPA als Integrationsmechanismus zwischen Apps und den unternehmensinternen Daten und Anwendungen lassen sich schnell Informationen aus den unterschiedlichen Systemen ziehen, aggregieren und an die App schicken, die diese dann übersichtlich darstellt. Durch diesen Zwischenschritt vermeidet man lange Wartezeiten, bis die Daten verfügbar sind, kann kostengünstig viele Systeme, auch Altsysteme, integrieren und reduziert Fehler und Frustration die entstehen, wenn man bei einer App lange Klickwege und Wartezeiten hat, bis die benötigte Information zur Verfügung steht.

Ein Beispiel ist die Verwendung von mobilen Anwendungen für Service oder Vertrieb. Dank der App-Entwicklung nach UX-Standards steht dem Nutzer ein einfach zu bedienendes, mobiles Interface zur Verfügung. Daten werden an einem einzigen Ort gesammelt dargestellt und gleichzeitig werden die Frontend-Eingaben mit RPA in die existierenden Alt-Systeme übersetzt – nach festgelegten Business Rules, ohne großen Aufwand oder Fehler.

Abarbeitung von Prozessschritten durch RPA

Robotic Process Automation kann aber mehr als nur eine Brücke sein und Daten an die App schicken. RPA kann auch Prozesse, die mit der App angestoßen werden, automatisch abarbeiten und die Ergebnisse schnell zurück an die App liefern.
Ein Beispiel: Ein Kunde möchte seinen Vertrag ändern. Er gibt die Änderung in die App ein. Der Roboter übernimmt die Daten, ändert sie in den entsprechenden unternehmensinternen Systemen und gibt sofort eine Rückmeldung über das Ergebnis und den Termin, zu dem der Vertrag umgestellt wird.

Auf diese Weise können rund 80 % aller Geschäftsprozesse problemlos automatisiert abgewickelt werden. Die Integration von innovativen KI-Komponenten eröffnet hier noch mehr Möglichkeiten. Zuvor nicht interpretierbare Daten wie natürliche Sprache oder Bilder werden verstanden und können so weiterverarbeitet werden. RPA alleine erhöht bereits die Produktivität um das fünf- bis zehnfache, mithilfe von KI-Services, wie Object Recognition können auch komplexere Prozesse mit Robotic Process Automation automatisiert werden.

Zusammenfassung Vorteile RPA-Einsatz bei Apps:

  1. Digitalisierung komplexer Prozesse.
  2. Hohe Usability für den Nutzer durch moderne Appstruktur. RPA regelt die Datenerfassung im Hintergrund mit eventuell nicht so nutzerfreundlichen Systemen.
  3. Automatische Abarbeitung von Prozessschritten im Hintergrund.
  4. Schnelle Lieferung der Ergebnisse an die App (mobile Verfügbarkeit von Daten aus nicht mobilen Anwendungen für Kunden und Mitarbeiter).
  5. Aggregation der Daten aus verschiedensten Backend-Systemen.
  6. Integration von unternehmensinternen Systemen mit modernen Apps, auch Legacy-Systemen, die sonst nicht integrierbar wären.

Die erfolgreiche Anwendung von Robotic Process Automation

Die Auswahl des richtigen Prozesses ist essentiell für den RPA Proof of Concept. Für das Leuchtturmprojekt sind insbesondere standardisierte, hochvolumige Arbeitsabläufe mit geringerer Usability geeignet. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung solcher Workflows zeigt nicht nur die Wirksamkeit der Lösung, sondern entlastet auch das Backoffice von monotonen Tätigkeiten und führt so zu gesteigerter Mitarbeiterzufriedenheit und Akzeptanz von RPA.
Routineaufgaben können fachbereichsübergreifend automatisiert werden und es bieten sich vielfältige Use Cases für Robotic Process Automation im Unternehmen.

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