Workforce Management – die Zukunft macht mobil

»Mit ARGOS ermöglichen wir unseren Kunden Automatisierung im Bereich Workforce Management. Gerade für Unternehmen mit umfassendem Filialnetz ist das nach wie vor ein Feld mit größtmöglichem Optimierungspotenzial. Wir stellen den Mitarbeiter ins Zentrum, deshalb gilt sowohl für uns als auch für unsere Kunden: Mobile first.« 

Marco Cianci, Director Digital Solutions, Almato AG

2019 haben wir unser Portfolio erfolgreich um den Bereich Workforce Management erweitert. Die seit mehr als 15 Jahren auf dem Markt etablierte Lösung ARGOS stellt dabei den Kern dieser Erweiterung dar und wird seitdem von uns erfolgreich betrieben und weiterentwickelt. Da ARGOS auf Kunden mit umfassendem Filialnetz spezialisiert ist, bietet die Anwendung besonders Kunden aus dem Retail-Bereich wie Deichmann, H&M, DEPOT, Nanu-Nana und OBI die passenden Tools, um ihr Workforce Management erfolgreich zu steuern.

ONE_Workforce - Mock-Up der ARGOS-Software

Die Software umfasst neben der Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft auch Funktionen zur Schichtplanung, Bedarfsermittlung, zum Mitarbeiter-Selfservice, zum automatischen Planvorschlag und Business Analytics und Controlling. So kann beispielsweise ein Filialleiter bei H&M mithilfe von ARGOS durch wenige Klicks die Mitarbeiter für die Schichten der nächsten Wochen oder Monate einplanen. Hier stehen den Nutzern auch historische Daten zur Verfügung, die Daten zum benötigten Personalbedarf liefern. Die tatsächlich gestempelten Zeiten der Mitarbeiter können dann eingesehen, bearbeitet und für die Gehaltsabrechnung festgeschrieben und weitergegeben werden.

Da die Lösung auf Technologien basiert, die wir selbst in vielen Kundenprojekten einsetzen, war die Hinzunahme von ARGOS aus technischer Sicht ein logischer Schritt für uns. Auch strategisch eröffnen sich durch das Thema Potenziale rund um unsere Fachgebiete App-Entwicklung und Automatisierung. So ist es hierbei unser Hauptanliegen die Kunden langfristig und vollumfänglich auf ihrem Weg in die Zukunft mit immer flexibleren Arbeitsbedingungen zu begleiten. Dabei können wir unsere langjährige Erfahrung und unser Know-how in den Bereichen App-Entwicklung und Automatisierung ideal verknüpfen, da wir besonders im Retail-Bereich eine Vielzahl an erfolgreichen Projekten realisiert haben, in denen die Mitarbeiter durch mobile Lösungen effizient unterstützt werden. Durch die vielen Laufwege und wenige feste Arbeitsplätze in der Branche bieten sich mobile Lösungen in diesem Umfeld besonders an.

Bei der Weiterentwicklung von ARGOS legen wir großen Wert auf eine enge Zusammenarbeit mit den Kunden, indem wir diese in die Prozesse einbeziehen und an der Priorisierung von Zukunftsthemen teilhaben lassen. Die Bereiche, in denen wir gemäß Kundenanalyse und Marktbetrachtung die größten Chancen zur effizienten Weiterentwicklung sehen, sind identisch zu unserem Portfolio: Mobile und Automatisierung.

Mobile Workforce Management – Spot auf den Mitarbeiter

Bisher werden Einsatzpläne von Planungsverantwortlichen erstellt, wobei Wünsche, Einschränkungen oder kurzfristige Ausfälle schnell einen hohen Arbeitsaufwand bedeuten. Wir sind überzeugt, dass diese eintönige und zeitaufwendige Arbeit effizienter gestaltet werden muss, damit mehr Transparenz, Flexibilität und Fairness im Workforce Management (WFM) möglich wird. Eine WFM-App, bei der die Zielgruppe jeder einzelne Filialmitarbeiter ist, bedeutet nicht nur einen Mehrwert für die Mitarbeiter, sondern für das gesamte Unternehmen. Mobile Lösungen haben dabei den Vorteil, dass Mitarbeiter besseren Zugang zu Informationen haben, bestimmte geschäftliche Aufgaben auch außerhalb des Arbeitsplatzes erledigt werden können und die Produktivität aufgrund flexibler Arbeitsmöglichkeiten erheblich steigt. Durch die Verwendung einer App in der Personaleinsatzplanung kann die Convenience und Mitarbeiterzufriedenheit daher erheblich verbessert werden.

Mitarbeiter können sich die App auf ihr privates Smartphone herunterladen und haben ihre Arbeitszeiten und Salden somit ständig im Blick. Feste Hardware-Terminals zum Zeiten stempeln sind in den Filialen nicht mehr erforderlich, da sich die Mitarbeiter über die App ein- und ausstempeln können, wobei via Geofencing geprüft wird, ob sich der Mitarbeiter am Arbeitsplatz befindet. Innerhalb der Personaleinsatzplanung hat man als Mitarbeiter Gestaltungsspielräume, indem man in der App gewisse Arbeitszeit-Einschränkungen oder Vorlieben einreichen oder zugewiesene Schichten in wenigen Schritten mit Kollegen tauschen kann. Dadurch, dass die App häufig im Arbeitsalltag im Gebrauch ist, eignet sie sich auch ideal für die Unternehmenskommunikation. Im News-Channel werden den Mitarbeitern aktuelle Themen vom Unternehmen angezeigt, aber auch Filial- oder Abteilungsneuigkeiten können an den Mitarbeiter über diesen Tab kommuniziert werden.

Automatisierung – Entlastung von Personalplanern

ARGOS stellt sowohl in der Desktop-Variante als auch in der App eine optimale Quelle für Planungs- und Zeiterfassungs-Daten dar. Damit sind die idealen Voraussetzungen geschaffen, um diese für Automatisierungen und intelligente Systeme zu verwenden. An diesem Punkt können wir ebenfalls unser Know-how aus verschiedenen Robotics- und KI-Projekten einfließen lassen, um simple und repetitive Aufgaben zu automatisieren.

Durch Robotic Process Automation (RPA) können im Workforce Management beispielsweise, ohne aufwendige Integration von Schnittstellen, Fehlbuchungen automatisch nach einer Regel überprüft und korrigiert werden oder neue Mitarbeiter automatisch aus ERP- oder AD-Systemen synchronisiert werden, was besonders bei hoher Fluktuation oder saisonal bedingten Peaks die Mitarbeiter entlastet. Gerade wenn bestimmte IT-Ressourcen nicht verfügbar sind, kann RPA ideal als Unterstützung eingeschaltet werden.

KI-Systeme können in Zukunft weitere intelligente Entscheidungen für die Planungsverantwortlichen übernehmen und z. B. Wetter-, Veranstaltungs- und Aktionsdaten analysieren, um genau den benötigten Personalbedarf vorherzusagen. Des Weiteren können diese Berechnungen für einen optimalen Personaleinsatzplan herangezogen werden, bei dem Wünsche und Vorlieben der Mitarbeiter unter fairen Bedingungen beachtet werden. Einen weiteren Einsatz könnten KI-Systeme bei der komplexen Kontrolle von Regeleinhaltung und Plausibilität bei der Zeiterfassung übernehmen.

Mit der Hinzunahme von ARGOS in unser As-a-Service-Portfolio sind unsere Kunden somit vollumfänglich für eine Zukunft im Workforce Management gerüstet, die sowohl mobil als auch automatisiert ist.

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