Veröffentlicht: Stuttgart, 24.11.2020

Wir zeigen Ihnen Vorteile und Grenzen sowie 5 konkrete Quick-Facts zur Automationslösung Microsoft Power Automate.

Microsoft setzt voll auf Automation

Durch die Übernahme der Robotic Process Automation-Plattform Softomotive durch Microsoft im Frühjahr 2020, steigt der internationale Hard- und Softwareriese nun gänzlich in die Prozessautomatisierungssparte ein. Als Fortsetzung von Microsoft Flow ist zukünftig die Automatisierungslösung „Microsoft Power Automate“ verfügbar. Der Softwarehersteller positioniert die Plattform als Lösung für einfache Automatisierungen sowie zur Automation komplexer Geschäftsprozesse mit klar definierten Schritten.

Das gilt es über Power Automate zu wissen – Funktionsweise & Nutzen

Microsoft Power Automate ist ein Dienst, mit dem Sie automatisierte Workflows zwischen Ihren bevorzugten Apps und Diensten erstellen können, um Dateien zu synchronisieren, Benachrichtigungen zu erhalten, Daten zu sammeln und vieles mehr. Ohne viel technisches Know-how können Sie damit Geschäftsprozesse über verschiedene Systeme und Anwendungen hinweg automatisieren. Zu diesem Zweck werden sogenannte Flows erstellt.

Digitalisierungsszenarien mit Power Automate

  • Einstellen automatischer Erinnerungen für überfällige Aufgaben
  • Anhand eines Zeitplans können Geschäftsdaten zwischen Systemen verschoben werden
  • Über 300 Datenquellen oder einer öffentlich verfügbaren API können verknüpft werden
  • Geschäftsprozesse können auf dem lokalen Computer automatisiert werden

Für wen ist Power Automate geeignet?

  • Vom einfachen Business-User bis zum IT-Experten kann jeder mithilfe der No-Code-/Low-Code-Plattform automatisierte Prozesse erstellen – quick & easy
  • Das Unternehmen ist offen für den Betrieb einer Cloud-Lösung (Office 365)
  • Automatisierung von wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten, einfachen Push-Benachrichtigungen, Content-Management-Themen bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen
Microsoft Power Automate Quick Facts & Insights zur Lösung

Microsoft Power Automate lässt sich in vielfältige Microsoft-Produkte, wie z. B. Power BI (Business Analytics) und Microsoft 365 sowie, über Konnektoren, in zahlreiche „externe“ Anwendungen integrieren. Zu diesen zählen u. a. Salesforce, Skype, Google Drive, Slack oder SQL-Server.

Automatisierungsziele und Use Cases der verschiedenen Flow-Typen

Bei Microsoft Power Automate gilt es fünf zentrale Flow-Typen voneinander zu unterscheiden:

1. Automated flows

  • Ziel: Konnektoren für Cloud- oder lokale Dienste verbinden Ihre Konten und ermöglichen Ihnen miteinander zu kommunizieren.
  • Use Case: Zum Beispiel durch das Eintreffen einer E-Mail oder die Erwähnung eines Unternehmens in Social Media können Automatisierungen angestoßen werden.

2. Instant flows

  • Ziel: Eine große Auswahl an Aufgaben automatisiert auslösen.
  • Use Case: Eine Erinnerung wird, mit einem Klick vom Mobilgerät aus, automatisiert an das gesamte Team gesendet.

3. Scheduled flows

  • Ziel: Aufgaben, die nach einem Zeitplan automatisiert werden müssen.
  • Use Case: Terminliche Planung einer Automatisierung – bspw. das Hochladen von Daten auf eine Datenbank.

4. Business process flows (Attended RPA)

  • Ziel: Menschliche Prozesse automatisieren.
  • Use Case: Durch die Definition einer Reihe von Schritten, denen die Mitarbeiter/-innen folgen sollen, wird sichergestellt, dass alle denselben Prozess ausführen.

5. UI flows (Unattended RPA)

  • Ziel: Desktop- und Webanwendungen, für die keine APIs für die Automatisierung verfügbar sind.
  • Use Case: Klicks und Tastaturanschläge von Ihren Desktop- und Webanwendungen können imitiert werden, damit Geschäftsprozesse auf der kundenseitigen Ziel-Infrastruktur automatisiert werden.

Vorteile und Nachteile von Power Automate

Als Vorteile von Power Automate sind folgende Punkte hervorzuheben:

  • Die einfache Handhabung, auch mit wenig Technologievorwissen
  • Eine schnelle Umsetzbarkeit
  • Viele Konnektoren und IT-unabhängige Workflows
  • Mit der Übernahme von Softomotive hat Microsoft seine Low-Code-RPA-Kompetenzen ausgebaut
  • Power Automate zählt laut Gartner zu den Up-and-Coming-Softwareherstellern im Bereich Robotic Process Automation

Als Grenzen von Power Automate sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

  • Es steht keine On-Premises-Variante zur Verfügung. Für die Nutzung ist es zwingend erforderlich Office 365-Kunde zu sein
  • Es liegt noch keine zentrale Steuerungskomponente vor, d. h. bei Power Automate gibt es noch keine zentrale Orchestrierung
  • Da Power Automate noch nicht so verbreitet ist, ist der Community-Support weniger etabliert als bei den Konkurrenten UiPath und Automation Anywhere
  • Power Automate Desktop gibt es aktuell nur in einer Vorschau-Variante und bietet deswegen noch nicht alle Features wie andere RPA-Tools

5 Quick-Facts zu Microsoft Power Automate

  • Die Power Plattform ist ein System, das Unternehmen dabei hilft, die Digitalisierung voranzutreiben, indem es mit verschiedenen Werkzeugen bei der Transformation unterstützt.
  • Die Microsoft Power Plattform beinhaltet drei Kernkomponenten:
    • Analyse und Informationsvisualisierung von Unternehmensdaten mittels Power BI
    • Implementierung von intelligenten Geschäftsanwendungen mit Power Apps
    • Automatisierung von Geschäftsprozessen durch Power Automate
  • Microsoft Power Automate ist vom Funktionsumfang zwar noch nicht vergleichbar mit den „Platzhirschen“ Automation Anywhere und UiPath, holt aber rasant auf.
  • Es fehlt an generellen übergreifenden RPA-Features, wie bspw. ein zentrales Reporting, Dashboard, Queuing, Benutzermanagement etc.
  • Die Integration in das Microsoft Office 365 Cloud Ecosystem ist sehr vielversprechend und ist durch die Verbreitung von Microsoft eine ernstzunehmende Alternative – es steht allerdings keine On-Premises-Lösung zur Verfügung.

Wir sind interessiert an Ihrer Meinung zum Thema Automatisierung mit Microsoft. Welche Automationssoftware nutzen Sie? In welchen Anwendungsbereichen setzen Sie diese ein? Haben Sie bereits Erfahrung mit Power Automate? Treten Sie mit uns in den Austausch.

Gerne klären wir Ihre Fragen zum Thema Power Automate. Schreiben Sie uns an.

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