Die erfolgreiche Durchführung eines Proof of Concept (PoC) für Robotic Process Automation (RPA) ist essentiell für die Akzeptanz der Technologie im Unternehmen. Erfahrungsgemäß können rund 50 Prozent aller manuellen Arbeitsabläufe automatisiert und deren Prozesseffizienz gesteigert werden.
Einige Prozesse eignen sich dabei besser als andere, um schnell und einfach die Wirksamkeit von RPA zu demonstrieren. Die sieben nachfolgenden Kriterien unterstützen bei der Wahl des richtigen Prozesses zur Durchführung eines Proof of Concept für die Prozessautomation mit RPA.
Welche Prozesse versprechen den größten Erfolg bei der Automatisierung durch RPA?__
Ein Prozess, der im Rahmen eines PoC automatisiert werden soll, muss nicht alle der folgenden Kriterien erfüllen, um der Richtige für eine erfolgreiche Machbarkeitsanalyse zu sein. Jedoch ist die Wahl des Prozesses einer der Treiber für Quick Wins.
So bietet sich etwa für das erste Projekt die Wahl eines strukturierten Prozesses basierend auf festen Businessrules an. Regelmäßig führen die folgenden Kriterien zur Prozessauswahl zu einer kurzen Time-to-Market und einem hohen ROI eines RPA-PoC:
- Hochvolumige Prozesse mit entsprechendem Automationspotenzial.
- Standardprozesse mit festgelegten Businessrules.
- Arbeitsabläufe mit wenig Komplexität.
- Routinetätigkeiten mit hohen Fehlerquoten.
- Stabile Prozesse mit geringer Releasehäufigkeit.
- Prozesse mit strukturierten Daten.
- Digitale, End-to-End-Prozessdaten in Form von Text und Zahlen.
RPA-PoC mit hohem ROI: Kriterien zur Prozessauswahl__
Ausschlaggebend für das Erreichen eines hohen ROI ist insbesondere die Effizienzsteigerung im Backoffice sowie stark verkürzte Prozessdurchlaufzeiten. In diesem Zusammenhang nicht zu vergessen sind weiche Faktoren, die sich nicht direkt auf den ROI auswirken, aber sicherlich auf die Gesamtrentabilität, wie etwa die Verbesserung von Reaktionszeiten im Service oder die gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit durch die Unterstützung mit RPA.
1) Hochvolumige Prozesse für massive Effizienzsteigerungen
Die Fallhäufigkeit eines Prozesses ist ein entscheidendes Kriterium für den Einfluss einer Prozessautomatisierung mit Softwarerobotern auf den ROI. Je häufiger ein gleichartiger Prozess vorkommt, desto zeitintensiver ist dessen Bearbeitung insgesamt. Für solche Prozesse stehen Aufwand und Effekt in einem besonders günstigen Verhältnis.
Ein weiterer Vorteil von RPA ist die Skalierbarkeit der „Digital Workforce“: Diese passt sich problemlos an steigende Workloads an, ist rund um die Uhr leistungsfähig und wird niemals krank.
2) Regelbasierte Arbeitsabläufe für schnelle Implementierung
Virtuelle Roboter arbeiten auf Basis vorgegebener Workflows Tasks ab und treffen regelbasierte Entscheidungen. Um hohe Automationsquoten ohne menschliches Eingreifen zu erreichen, eignen sich für eine erste Automatisierungsinitiative mit RPA vor allem stark regelbasierte Prozesse.
Standardprozesse eignen sich besser für die vollständige Automatisierung durch RPA als Arbeitsabläufe mit vielen Ausnahmen und erzielen bessere Ergebnisse bei der RPA-Implementierung.
Ein weiterer wichtiger Faktor – insbesondere bei repetitiven, eintönigen Aufgaben: Mitarbeiter werden von monotonen Routinetätigkeiten entlastet. Sie können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Vor allem Letzteres kann zu einer höheren Akzeptanz von RPA im Unternehmen führen und so zu einer positiven Bewertung eines PoC mit RPA beitragen.
So sind beispielweise Gehaltsabrechnungen im HR eine wiederholt vorkommende Tätigkeit, für die viele Vorschriften und Businessrules beachtet werden müssen. Durch Legacy-Systeme kann die Verwendung einer Gehaltsabrechungssoftware mit viel Aufwand und Systemänderungen verbunden sein. Robotic Process Automation ist eine schnelle und wirtschaftliche Lösung für diese Situation. Unternehmen können sich bei der Automatisierung von Lohnabrechnung auf die Softwareroboter verlassen. Daraufhin versendet RPA automatisch eine Lohnabrechnung an den entsprechenden Empfänger.
3) Prozesse mit wenig Komplexität für die einfache Umsetzung von Unternehmensstrategien
Die Automatisierung von komplexen Prozessen erzielt häufig beeindruckende Ergebnisse, da diese in der manuellen Bearbeitung viel Aufwand verursachen und der ROI mittelfristig sehr hoch ist. Für das erste Projekt bietet sich jedoch zunächst die Automatisierung weniger komplexer Prozesse an. Dies ist schnell umzusetzen, Ergebnisse stellen sich zeitnah ein und können gemessen und bewertet werden. Besonderer weiterer Benefit: Die involvierten Teams sehen schnell Erfolge bei der Arbeit mit RPA und können Quick Wins mit gleichzeitigem Know-how-Aufbau verbinden.
4) Fehleranfällige Prozesse für die Senkung von Fehlerquoten
Prozesse, die eine hohe Fehlerquote durch manuelle Bearbeitung aufweisen eignen sich besonders für die Automatisierung mit Robotic Process Automation. Fehler entstehen häufig bei manuellem Input (Copy-and-paste) oder der Umgehung bestimmter Prozessschritte sowie durch komplizierte User Interfaces, die die Bedienung nicht intuitiv ermöglichen. Digitale Roboter halten sich genau an den definierten Workflow, machen keine Tippfehler und vergessen nichts. Dadurch können Fehlerquoten signifikant gesenkt werden.
5) Stabile Prozesse für eine nachhaltige Automatisierung mit RPA
Einer der Vorteile von Robotic Process Automation ist, dass die Bots flexibel an Änderungen im Prozess adaptierbar sind. Dennoch bedeuten Veränderungen in den Prozessen oder den zugrundeliegenden Applikationen auch eine Veränderung im Workflow. Je stabiler der Prozess, desto weniger Aufwand entsteht für die Anpassung der Software-Bots. So sind insbesondere im PoC-Kontext stabile Prozesse volatilen vorzuziehen.
Kurze Time-to-Market für schnelle Ergebnisse bei der Durchführung von RPA-PoC: Kriterien zur Prozessauswahl
Schnelle Ergebnisse sind ein zentrales Ziel bei der Durchführung von PoC: Wirksamkeit und Nutzen einer Technologie sollen schnell sichtbar und bewertbar werden, ohne hohe interne und externe Aufwände zu verursachen. Im Kontext von RPA wird die Implementierungszeit vor allem von den Eigenschaften der zu verarbeitenden Informationen beeinflusst.
6) Strukturierte Daten für eine kurze Time-to-Market
Häufig wird in manuellen Arbeitsabläufen noch mit unstrukturierten Daten gearbeitet wie etwa im Kontext von Kundenanfragen. Diese können durch Softwareroboter unter Einsatz zusätzlicher Technologien verarbeitet werden. Für den ersten zu automatisierenden Prozess sind daher strukturierte Daten, beispielsweise aus Tabellen, Datenbanken und ERP-Systemen zu bevorzugen. Bots orientieren sich an Feld-IDs und können ohne weitere Informationen automatisiert Prozesse übernehmen, die auf strukturierten Daten basieren.
Ein Anwendungsbeispiel ist das Auslesen von relevanten, strukturierten Probleminformationen aus einem Ticketing-Tool durch Robotic Process Automation. Daraufhin können die virtuellen Roboter automatisch Tests sowie Messungen veranlassen und die Ergebnisse aus dem Diagnosesystem in das entsprechende Ticket eintragen. Im Anschluss wird, je nach Businessrules, entweder der Kunde informiert oder der Fall mitsamt Ticket an den Second-Level-Support weitergeleitet.
7) Digital Daten in Form von Texten und Zahlen für den einfachen Datenzugriff durch Software-Bots
Zur schnellen Umsetzung eines Proof of Concept sind neben der Struktur der Daten auch das Datenformat entscheidend. So sind digitale immer analogen Informationen vorzuziehen. Zwar lassen sich etwa mit OCR (Optical Character Recognition) Daten einfach digitalisieren – dennoch verkürzt eine bereits digitale Datenbasis die Implementierungszeit eines zu automatisierenden Prozesses.
Analog zur Datenstruktur sind Texte und Zahlen Bildern vorzuziehen. Die automatisierte Bearbeitung von Bilddaten ist unter Einsatz von Lösungen wie Object-Recognition möglich – dennoch ist es schneller und einfacher in einem PoC auf Prozesse zu setzen, welche auf Text- und Zahlenformaten basieren.
RPA bietet einen zusätzlichen Mehrwert, indem es relevante, strukturierte Daten aus allen Anwendungen und Daten sammelt und über ein innovatives Frontend (beispielsweise native oder Web-Apps) übersichtlich darstellt. Auf diese Weise kann Robotic Process Automation unter anderem auf Daten aus Excel, Legacy-Tools und Finanzsystemen zugreifen und so beispielsweise täglich, automatisch GuV- oder Risikoberichte erstellen.
Welche Prozesse eignen sich besonders für die Automation mit Robotic Process Automation?__
Das größte Potenzial, das heißt den größten Effekt hinsichtlich Kosten, Fehlerquote und Zeitaufwand, bieten hochvolumige, regelbasierte Arbeitsabläufe mit einer langen manuellen Handle Time und hohen Fehleranfälligkeit. Besonders kurz ist die Time-to-Market für Routinetätigkeiten mit strukturiertem, digitalem Input und geringer Komplexität. Arbeitsabläufe, die möglichst viele dieser Eigenschaften besitzen, eignen sich besonders für einen PoC mit RPA.
