Legacy-Systeme bilden die Basis vieler Unternehmensprozesse. Häufig werden insbesondere businesskritische Informationen und Prozesse in diesen abgebildet. Getreu dem Motto „Never change a running system“ nutzen so viele Unternehmen Altsysteme. Diese lassen sich oft mangels Schnittstellen nur schwer in Digital Enterprise-Strategien mit innovativen Frontends und userfreundlichen Benutzeroberflächen einbinden. Robotic Process Automation ist eine wirtschaftliche Alternative zu der oft aufwendigen Schnittstellenprogrammierung. Ganz ohne Eingriff in die bestehende Systemlandschaft, werden Daten und Informationen aus Legacy-Systemen in neue digitale Prozesse integriert.

Bestandssysteme als Show-Stopper für die Digitalisierung?__

Der Aufwand, Altsysteme in neue digitale Prozesse basierend auf innovativen Frontends wie Apps, Voice User Interfaces oder Web zu integrieren ist oft extrem hoch. Dies kann dazu führen, dass derartige Innovationsprojekte aufgrund der Kosten etwa einer App-Entwicklung, nicht umgesetzt werden können. Neben der Vermeidung einer aufwendigen Schnittstellenprogrammierung nutzen viele Unternehmen RPA als Möglichkeit zur automatischen Datenübertragung von neuen Systemen in Bestandssysteme. Der Grund: Die Oberflächen solcher Systeme sind oft wenig benutzerfreundlich, schwerfällig und schwierig in der manuellen Handhabung. Dies führt zu Fehlern und ist wenig effizient.

„Viele Altsysteme muten wie die Matrix an, lange Navigationspfade erfordern komplizierte Tastenkombinationen, damit sie die verlangten Informationen ausspucken. Das Ganze ist extrem aufwendig, wenig benutzerfreundlich und mit dem Menschen als Schnittstelle sehr fehleranfällig.“

Auszug aus „Digitale Roboter als Schnittstelle zwischen Alt und Neu“ (manager magazin)

Typischerweise handelt es sich um essentielle Anwendungen, die tief in die Geschäftsprozesse integriert und eng mit dem Unternehmen verwachsen sind. Dazu zählen beispielsweise etwa Systeme für den Finanz- und Buchhaltungsbereich, Buchungssysteme der Reise- und Touristikindustrie sowie Warenwirtschaftssysteme. Immer mal wieder leicht angepasst, erfüllen sie nach wie vor gänzlich die Anforderungen des Unternehmens. Sie sind verlässlich und wirtschaftlich. Damit punkten sie, und darum sind sie immer noch im Einsatz. Der Haken: Immer wieder erfordern neue Prozesse IT-Unterstützung. Um konkurrenzfähig zu agieren, muss aber beispielsweise der Vertrieb via Apps direkt auf Daten aus den Kernanwendungen zugreifen können. Doch die Realisierung geänderter oder zusätzlicher Prozesse ist mit den Altsystemen in der Regel umständlich, teuer und bisweilen sogar nicht möglich.

RPA ermöglicht die schnelle Integration von Legacy-Systemen

RPA ist eine Möglichkeit, Datentransfers zwischen digitalen Produkten und Services und Altsystemen zu ermöglichen. Software-Roboter übertragen automatisiert Daten aus Legacy-Systemen in neue Software-Applikationen – und umgekehrt. So werden Prozesse schneller abgewickelt, die Benutzerfreundlichkeit erhöht und die Fehlerquote gesenkt. Robotic Process Automation ist ein einfacher sowie risiko- und kostenarmer Weg, Legacy-Systeme mit modernen Anwendungen zu verbinden: Digitale Roboter fungieren als Schnittstelle zwischen Alt und Neu und ermöglichen so Digitalprojekte im Unternehmen.

RPA zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

RPA bezeichnet grundsätzlich die vollautomatische Bearbeitung von Prozessen durch Software. Im Kontext der Prozessautomatisierung mit RPA wird das Backoffice von monotoner Arbeit entlastet, so dass sich die Teams auf wertschöpfendere Arbeit konzentrieren können. Die virtuellen Roboter im Backoffice übernehmen selbsttätig strukturierte Geschäftsprozesse auf administrativer Ebene wie z.B. Kündigungen, Adressänderungen oder Tarifwechsel, Versand der Bestätigungsmail inklusive. Schon heute verhelfen digitale Roboter großen namhaften Unternehmen zu erheblichen Ressourceneinsparungen, einer höheren Servicequalität und einer gesteigerten Kundenzufriedenheit.

Höhere Benutzerfreundlichkeit und schnellere Prozesse durch RPA

Ist der Prozessablauf definiert und programmiert, können die digitalen Roboter dieselben Tätigkeiten mit den für einen Standardprozess notwendigen Anwendungen durchführen, wie es ein Mensch tun würde. Sie können Daten kopieren, einfügen, vergleichen oder auf Buttons klicken, in Anwendungen navigieren und weitere Applikationen öffnen. Bei benötigter Hilfestellung oder bei Sonderfällen gibt der Roboter die Aufgabe einfach an einen Mitarbeiter weiter. Dem Nutzer bleibt damit die schwierige Navigation dieser Systeme erspart, denn RPA zieht sich automatisch die Daten aus Altsystemen, überträgt sie in neue Systeme und umgekehrt. Die Usability wird damit bedeutend erhöht, gleichzeitig werden Prozesse effizienter.

RPA zur Backend-Integration: Risiko- und Kostenreduktion

Die Legacy-Integration mit herkömmlichen Methoden konnte bislang sehr aufwendig und kosteninteniv sein. Die digitalen Roboter hingegen erledigen schnell und kostengünstig ihren Job beim Auslesen und Copy & Paste der Daten zwischen Alt- und Neusystemen. Der Prozess bleibt digital, ohne menschliche Schnittstelle. Die Roboter sind dabei weitaus mehr als eine reine Datenschnittstelle. Auch Prüfroutinen, Prüfprozesse und Entscheidungslogiken können dem Roboter einprogrammiert werden, die er dann mit den Alt- wie auch mit den Neu-Systemen erledigen kann. Doch nicht nur damit punktet RPA bei der Legacy-Integration. Eine der obersten Maximen bei der Integration von Altsystemen mit neuer Software liegt darin, so wenig wie möglich in die bestehenden Systeme einzugreifen. Und genau das schaffen die digitalen Roboter, indem sie als Interface zwischen Alt und Neu fungieren und damit bestehende Software ohne Integration mit modernen Anwendungen verknüpfen.

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