La Automatización Robótica de Procesos (RPA) ayuda a las empresas a aumentar la eficiencia y agilidad de sus procesos. Especialmente aquellos que son menos complejos, se repiten con frecuencia y se basan en reglas.

La RPA es especialmente adecuada para procesos estructurados y tareas rutinarias y permite automatizar la interfaz entre el hombre y la máquina. Estos procesos representan casi la mitad de todos los flujos de trabajo de las empresas y podrían automatizarse eficazmente con RPA. Por tanto, la RPA representa un paso importante hacia la digitalización.

Attended RPA y Unattended RPA

La automatización robótica de procesos es una tecnología que permite a los robots imitar las interacciones humanas con los sistemas digitales para realizar tareas repetitivas basadas en reglas. Básicamente, la RPA funciona sobre la base de algoritmos y reglas definidos por los desarrolladores para automatizar tareas específicas.

Existen dos variantes de RPA: asistida y desatendida.

La RPA asistida está supervisada por empleados y es adecuada para situaciones en las que se requiere una interacción directa con el usuario, como en el servicio de atención al cliente. La RPA desatendida, en cambio, funciona de forma totalmente automática y está configurada para el procesamiento de procesos empresariales basado en reglas.

12 ventajas de la RPA

En los párrafos siguientes, examinaremos más de cerca las ventajas de la RPA y su impacto en diversos aspectos de las operaciones empresariales.

1. Uso ininterrumpido

Los robots de software no están sujetos a restricciones de tiempo de trabajo, no necesitan descansos y no se cansan. La posibilidad de utilizarlos 24 horas al día, 7 días a la semana ofrece a las organizaciones la flexibilidad necesaria para ejecutar procesos de forma continua y sin interrupciones. Esto es especialmente beneficioso para organizaciones con actividades empresariales globales o que dependen de la ejecución continua de procesos para obtener una ventaja competitiva. El uso de RPA desatendidos permite a las organizaciones garantizar un rendimiento constante sin intervención humana. Esto aumenta la eficiencia y reduce los costes.

2. Calidad y conformidad

Al automatizar los procesos basados en reglas, la RPA minimiza el riesgo de un error humano y aumenta el cumplimiento de la normativa y las normas de conformidad. Esto se debe a que todos los procesos se ejecutan exactamente de la misma manera: según las reglas de proceso definidas previamente. Por lo tanto, los procesos basados en reglas con altos índices de error humano se adaptan muy bien a la automatización con RPA. La RPA también puede ser de gran ayuda para el cumplimiento de la normativa. Las soluciones se adhieren a las normas y directrices definidas con gran precisión y coherencia. Con la configuración adecuada, también documentan cada paso de trabajo con el nivel de detalle que se desee, y lo hacen de forma totalmente automática. La empresa mantiene siempre una visión de conjunto, puede tomar decisiones basadas en datos fiables y aumentar la calidad de los informes. Así, el cumplimiento de la normativa es más fácil de demostrar y verificar.

3. Escalabilidad y tiempo de comercialización

La RPA ofrece a las empresas la posibilidad de añadir capacidad adicional de forma rápida y sencilla para responder a las cambiantes necesidades empresariales o a los picos estacionales. A diferencia de los procesos manuales, en los que la escalabilidad está limitada por la disponibilidad y el tiempo de formación de nuevos empleados, los robots de software pueden ponerse en funcionamiento sin problemas y de forma inmediata. Esto permite a las empresas reducir su tiempo de comercialización y responder rápidamente a nuevas oportunidades o retos.

4. Aumento de la facturación

Al automatizar las tareas rutinarias, los empleados disponen de más tiempo para tareas de valor añadido, como procesar las consultas de los clientes. Esto puede aumentar significativamente la satisfacción del cliente y, por tanto, la facturación. Esta área de beneficio también puede abordarse en la variante Attended RPA en particular. Con Attended RPA, los robots de software ayudan a los empleados en tiempo real asumiendo pasos del proceso como el cálculo automático de tarifas. El objetivo principal es aliviar a los empleados y aumentar su velocidad de trabajo. Esto deja más tiempo para reuniones individuales con los clientes, por ejemplo.

5. Productividad

Al liberar a los empleados de tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, la RPA permite un aumento significativo de la productividad de las personas y los equipos. Los robots de software pueden realizar tareas con una velocidad y precisión inalcanzables para el factor humano. Esto se traduce en tiempos de ejecución más cortos, un uso más eficiente de los recursos y un aumento general del rendimiento laboral. La única limitación son los tiempos de respuesta de las aplicaciones utilizadas por un robot.

El RPA cumple las altas expectativas de las empresas en cuanto a mejora de la productividad. Así lo confirma también un estudio realizado por la consultora de gestión Deloitte en 2018: más del 90 % de las empresas encuestadas cree que sus expectativas se han cumplido o superado.

6. Satisfacción de empleados y clientes

»Di adiós a las tareas manuales, y hola al trabajo de valor«. Al automatizar las tareas monótonas y repetitivas, los empleados pueden dedicar más tiempo a tareas más exigentes, lo que aumenta su satisfacción y motivación laboral. Los clientes también se benefician de un procesamiento más rápido y preciso de las consultas o pedidos, lo que redunda en una mayor satisfacción y fidelidad.

7. Orientación de los empleados

La introducción de la RPA puede aprovecharse como una oportunidad para mejorar el entorno de trabajo de los empleados y ayudarles a desarrollar nuevas habilidades y competencias. Como la RPA automatiza los procesos de trabajo monótonos, se dispone de tiempo para tareas nuevas y más desafiantes. Las tareas desafiantes se correlacionan con una mayor satisfacción laboral. Este efecto se amplifica creando condiciones de trabajo en las que se dispone de más tiempo y oportunidades para la interacción humana. Todo ello puede repercutir positivamente en el bienestar de los trabajadores y en su compromiso con la empresa.

8. Reducción de costes

Una de las ventajas más evidentes de la RPA es el ahorro potencial de costes para las organizaciones. Al automatizar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, las empresas pueden reducir los costes laborales, minimizar los errores humanos y aumentar la eficiencia. Además, los empleados pueden centrarse en tareas más productivas y de valor añadido, lo que puede repercutir positivamente en la facturación de la empresa. La posibilidad de operar 24 horas al día, 7 días a la semana también garantiza una mejor utilización de la capacidad y una estructura general de costes más baja.

9. Integración de los sistemas existentes

RPA ofrece a las empresas la oportunidad de integrar perfectamente sus sistemas heredados existentes en nuevos procesos digitales. Esto puede crear opciones de digitalización completamente nuevas. Por regla general, las nuevas interfaces con sistemas heredados ya existentes son difíciles de realizar, arriesgadas o caras. Esto contrasta con el enfoque RPA, que sigue utilizando el front-end existente de las aplicaciones. En este sentido, también puede ser una herramienta rentable para la integración de sistemas.

10. Optimización de procesos

El primer paso en el mundo de la automatización con RPA suele consistir en seleccionar los procesos adecuados. No es raro que durante el análisis correspondiente se ponga de manifiesto que los procesos existentes no son óptimos. Esta puede ser una buena razón para examinar primero los procesos y rediseñarlos si es necesario. La eficacia de la RPA puede aumentar aún más automatizando los procesos optimizados. Además, la RPA ofrece la oportunidad de supervisar y adaptar continuamente los procesos empresariales para satisfacer los requisitos cambiantes y las condiciones del mercado.

11. Digitalización y plantilla digital

También es interesante la comprensión fundamental del concepto de mano de obra digital asociado a la RPA. Ésta amplía la mano de obra humana y la libera de forma fiable de tareas monótonas y repetitivas. El resultado es un sistema global productivo que se apoya en personas satisfechas. Para que esto tenga éxito, se necesita una potente plataforma de RPA, como CORBOX Robots-as-a-Service.

12. Sostenibilidad

La RPA permite gestionar muchos procesos empresariales de una forma mucho más eficiente desde el punto de vista de los recursos. La automatización con ayuda de robots de software reduce el consumo de recursos físicos. Aunque se necesite energía para hacer funcionar una infraestructura de RPA, una plantilla digital elimina el consumo de recursos para el transporte, los inmuebles y el desplazamiento. Además, los robots de software pueden ayudar a reducir el consumo de papel sustituyendo los procesos basados en papel por alternativas digitales.

Conclusión

La automatización robótica de procesos (RPA) ofrece muchas ventajas a las empresas. Desde el aumento de la eficiencia y la productividad hasta la mejora del cumplimiento normativo y la fidelización de los clientes, la RPA ofrece numerosas oportunidades para optimizar los procesos empresariales y obtener una ventaja competitiva. A pesar de este potencial, es importante tener en cuenta que la RPA es una tecnología compleja que requiere una planificación, implantación y mantenimiento exhaustivos. Sin los conocimientos y la experiencia adecuados, puede resultar difícil diseñar e implantar eficazmente soluciones de RPA. Cuanto más complejo sea el proceso de automatizar, más sofisticada deberá ser la lógica subyacente. A menudo, estas automatizaciones implican múltiples pasos que deben integrarse perfectamente entre sí. De lo contrario, existe el riesgo de que las tareas se realicen de forma incompleta, los datos se procesen incorrectamente, se manipulen o incluso se bloqueen los sistemas. Como los robots RPA trabajan con datos y sistemas sensibles, es importante observar de antemano las medidas y normas de seguridad adecuadas para evitar fugas de datos.

Los partners profesionales con amplios conocimientos en las áreas de automatización de procesos, infraestructura informática y cumplimiento de normativas pueden ayudar a las empresas a introducir y utilizar con éxito la RPA. Pueden ayudar a seleccionar los procesos adecuados para la automatización, diseñar y personalizar soluciones de RPA y proporcionar formación a los empleados. También pueden apoyar la integración de la RPA en los sistemas y flujos de trabajo existentes y garantizar que la implantación cumpla la normativa y las mejores prácticas aplicables. Con más de 25 años de experiencia, estamos especializados en automatización y hemos implementado con éxito numerosos proyectos de RPA en áreas de negocio críticas. Como partners desde hace muchos años de los principales proveedores de RPA, encontramos la mejor solución para cada necesidad del cliente.