Robotic Process Automation (RPA) hilft Unternehmen dabei, die Effizienz und Agilität ihrer Prozesse zu steigern. Insbesondere jene, die eine niedrige Komplexität aufweisen, sich häufig wiederholen und regelbasiert sind.

RPA ist besonders gut für strukturierte Abläufe und Routineaufgaben geeignet und ermöglicht die Automatisierung der Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine. Diese Prozesse machen fast die Hälfte aller Unternehmensabläufe aus und könnten effektiv mit RPA automatisiert werden. Damit stellt RPA einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung dar.

Attended RPA und Unattended RPA

Robotic Process Automation ist eine Technologie, die es Software-Robotern ermöglicht, menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen nachzuahmen, um repetitive, regelbasierte Aufgaben auszuführen. Im Wesentlichen funktioniert RPA auf der Grundlage von Algorithmen und Regeln, die von Entwicklern definiert werden, um bestimmte Aufgaben zu automatisieren.

Dabei gibt es zwei Varianten von RPA: Attended und Unattended.

Attended RPA wird von Mitarbeitern überwacht und eignet sich für Situationen, in denen eine direkte Interaktion mit dem Benutzer erforderlich ist, wie beispielsweise im Servicedesk. Unattended RPA hingegen arbeitet vollautomatisch und ist für die regelbasierte Bearbeitung von Geschäftsprozessen konfiguriert.

12 Vorteile von RPA

In den kommenden Absätzen werden wir einen genaueren Blick auf die Vorteile von RPA werfen und ihre Auswirkungen auf verschiedene Aspekte der Geschäftstätigkeit beleuchten.

1. Rund-um-die-Uhr-Einsatz

Softwareroboter unterliegen keinen Arbeitszeitbeschränkungen, benötigen keine Pausen und ermüden nicht. Die Möglichkeit, sie 24/7 einzusetzen, bietet Unternehmen die Flexibilität, Prozesse kontinuierlich und ohne Unterbrechungen auszuführen. Dies ist besonders vorteilhaft für Organisationen mit globalen Geschäftsaktivitäten oder solche, die auf eine kontinuierliche Prozessabwicklung angewiesen sind, um Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Der Einsatz von Unattended RPA ermöglicht es Unternehmen, eine konstante Leistung ohne menschliches Eingreifen sicherzustellen. So steigt die Effizienz und sinken die Kosten.

2. Qualität und Compliance

Durch die Automatisierung von regelbasierten Abläufen minimiert RPA das Risiko menschlicher Fehler und erhöht die Einhaltung von Vorschriften und Compliance-Standards. Denn jeder Vorgang läuft genau gleich – nach den zuvor festgelegten Prozessregeln – ab. Regelbasierte Abläufe mit hohen menschlichen Fehlerraten eignen sich dementsprechend sehr gut für die Automatisierung mit RPA. Auch beim Thema Compliance kann RPA sinnvoll unterstützen. Die Lösungen halten sich mit großer Genauigkeit und Konsistenz an festgelegte Regeln und Richtlinien. Zudem dokumentieren sie, bei entsprechender Konfiguration, jeden Arbeitsschritt in jedem gewünschten Detailierungsgrad – und das vollautomatisch. Das Unternehmen behält stets den Überblick, kann Entscheidungen auf Basis von zuverlässigen Daten treffen und die Qualität im Reporting steigern. Die Einhaltung von Regelungen zur Compliance ist damit leichter nachweisbar und überprüfbar.

3. Skalierbarkeit und Time to Market

RPA bietet Unternehmen die Möglichkeit, schnell und einfach zusätzliche Kapazitäten hinzuzufügen, um auf sich ändernde Geschäftsanforderungen oder saisonale Spitzenzeiten zu reagieren. Im Gegensatz zu manuellen Prozessen, bei denen die Skalierung durch die Verfügbarkeit und Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter begrenzt ist, können Softwareroboter nahtlos und sofort in Betrieb genommen werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Time to Market zu verkürzen und schnell auf neue Chancen oder Herausforderungen zu reagieren.

4. Umsatzsteigerung

Durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten haben Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben, zum Beispiel der Bearbeitung von Kundenanfragen. Dies kann zu deutlich höherer Kundenzufriedenheit und in der Folge zu mehr Umsatz führen. Dieses Nutzenfeld kann insbesondere auch in der Variante Attended RPA adressiert werden. Bei Attended RPA unterstützen Softwareroboter die Mitarbeiter in Echtzeit, indem sie Prozessschritte, wie z.B. die automatische Berechnung von Tarifen übernehmen. Primäres Ziel dabei ist die Entlastung der Mitarbeiter und die Erhöhung ihrer Arbeitsgeschwindigkeit. Somit entsteht beispielsweise mehr Zeit für individuelle Beratungsgespräche mit Kunden.

5. Produktivität

Durch die Entlastung der Mitarbeiter von wiederkehrenden, zeitaufwändigen Aufgaben ermöglicht RPA eine signifikante Steigerung der Produktivität von Einzelpersonen und Teams. Softwareroboter können Aufgaben mit einer Geschwindigkeit und Genauigkeit durchführen, die für menschliche Arbeitskräfte unerreichbar ist. Dies führt zu kürzeren Durchlaufzeiten, einer effizienteren Ressourcennutzung und einer insgesamt gesteigerten Arbeitsleistung. Lediglich die Antwortzeiten der von einem Bot genutzten Anwendungen stellen dabei eine Limitierung dar.

Die hohen Erwartungen von Unternehmen hinsichtlich einer verbesserten Produktivität durch RPA werden erfüllt. Das bestätigt auch eine 2018 von der Unternehmensberatung Deloitte durchgeführte Studie: Über 90% der befragten Unternehmen sehen ihre Erwartungen erfüllt oder übertroffen.

6. Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

»Goodbye manual tasks, hello value work.« Indem monotone und repetitive Aufgaben automatisiert werden, können Mitarbeiter mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben verwenden, was ihre Arbeitszufriedenheit und -motivation steigert. Kunden profitieren ebenfalls von einer schnelleren und präziseren Abwicklung von Anfragen oder Bestellungen, was zu einer höheren Zufriedenheit und Loyalität führt.

7. Mitarbeiterorientierung

Die Einführung von RPA kann als Chance genutzt werden, das Arbeitsumfeld für Mitarbeiter zu verbessern und sie bei der Entwicklung neuer Fähigkeiten und Kompetenzen zu unterstützen. Da RPA monotone Arbeitsabläufe automatisiert, steht Zeit für neue, anspruchsvollere Tätigkeiten zur Verfügung. Anspruchsvolle Aufgaben korrelieren mit einer erhöhten Arbeitszufriedenheit. Dieser Effekt verstärkt sich, indem Arbeitsbedingungen entstehen, bei denen mehr Zeit und Möglichkeiten für menschliche Interaktion zur Verfügung stehen. All das kann sich positiv auf das Wohlbefinden der Belegschaft und deren Engagement für das Unternehmen auswirken.

8. Kostensenkung

Einer der offensichtlichsten Vorteile von RPA ist die potenzielle Kosteneinsparung für Unternehmen. Durch die Automatisierung von repetitiven und zeitaufwändigen Aufgaben können Unternehmen Personalkosten reduzieren, menschliche Fehler minimieren und die Effizienz steigern. Zudem beschäftigen sich die Mitarbeiter mit produktiveren und wertschöpfenderen Aufgaben, die sich positiv auf den Umsatz des Unternehmens auswirken können. Der mögliche 24/7-Betrieb sorgt zudem für eine verbesserte Auslastung und eine insgesamt niedrigere Kostenstruktur.

9. Integration von Bestandssystemen

RPA bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre vorhandenen Legacy-Systeme nahtlos in neue digitale Prozesse zu integrieren. Dies kann völlig neue Optionen für die Digitalisierung schaffen. In der Regel sind neue Schnittstellen zu gewachsenen Altsystemen schwierig zu realisieren, risikobehaftet oder teuer. Im Gegensatz dazu der RPA-Ansatz, bei dem weiterhin das bereits vorhandene Frontend der Anwendungen genutzt wird. Er kann in diesem Sinne auch ein kostengünstiges Tool für die Systemintegration sein.

10. Prozessoptimierung

Der Einstieg in die Welt der Automatisierung mit RPA erfolgt regelmäßig über die Auswahl geeigneter Prozesse. Nicht selten wird bei der entsprechenden Analyse klar, dass die bestehenden Abläufe nicht optimal sind. Dies kann ein guter Anlass sein, zunächst die Abläufe zu hinterfragen und gegebenenfalls neu zu gestalten. Durch die Automatisierung optimierter Prozesse lässt sich die Effizienz von RPA weiter steigern. Darüber hinaus bietet RPA die Möglichkeit, Geschäftsprozesse kontinuierlich zu überwachen und anzupassen, um den sich verändernden Anforderungen und Marktbedingungen gerecht zu werden.

11. Digitalisierung und Digital Workforce

Interessant ist auch das mit RPA verknüpfte grundlegende Verständnis zum Konzept einer digitalen Belegschaft – der digital Workforce. Diese digitale Belegschaft erweitert die menschliche Belegschaft und entlastet sie zuverlässig bei monotonen und repetitiven Aufgaben. So entsteht ein produktives Gesamtsystem, das von zufriedenen Menschen getragen wird. Damit dies gelingt, ist eine leistungsstarke RPA-Plattform erforderlich, wie beispielsweise CORBOX Robots-as-a-Service.

12. Nachhaltigkeit

RPA ermöglicht eine deutlich ressourcenschonende Bearbeitung vieler Geschäftsprozesse. Automatisierung mithilfe von Softwarerobotern vermindert physischen Ressourcenverbrauch. Zwar ist für den Betrieb einer RPA-Infrastruktur Energie erforderlich, bei einer digitalen Belegschaft entfällt jedoch der Ressourcenverbrauch durch Transport, Gebäude und individuellen Verkehr. Darüber hinaus können Softwareroboter dazu beitragen, den Papierverbrauch zu reduzieren, indem sie papierbasierte Prozesse durch digitale Alternativen ersetzen.

Fazit 

Robotic Process Automation (RPA) bringt Unternehmen viele Vorteile. Von der Steigerung der Effizienz und Produktivität bis hin zur Verbesserung der Compliance und Kundenbindung bietet RPA zahlreiche Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Trotz dieser Potenziale ist es wichtig anzumerken, dass RPA eine komplexe Technologie ist, die eine gründliche Planung, Implementierung und Wartung erfordert. Ohne das entsprechende Fachwissen und die Erfahrung kann es schwierig sein, RPA-Lösungen effektiv zu konzipieren und zu implementieren. Je komplexer der zu automatisierende Prozess ist, desto anspruchsvoller muss die dahinterliegende Logik sein. Oftmals umfassen solche Automatisierungen mehrere Schritte, die nahtlos miteinander integriert werden müssen. Andernfalls besteht das Risiko, dass Aufgaben unvollständig durchgeführt, Daten fehlerhaft verarbeitet, manipuliert oder sogar Systeme blockiert werden. Da RPA-Roboter mit sensiblen Daten und Systemen arbeiten, ist es wichtig, schon vorher passende Sicherheitsmaßnahmen und Regeln zu beachten, um Datenlecks zu vermeiden.

Professionelle Partner, die über umfassende Kenntnisse in den Bereichen Prozessautomatisierung, IT-Infrastruktur und Compliance verfügen, können Unternehmen dabei unterstützen, RPA erfolgreich einzuführen und zu betreiben. Sie helfen dabei, geeignete Prozesse für die Automatisierung auszuwählen, RPA-Lösungen zu entwerfen und anzupassen, sowie Schulungen für Mitarbeiter bereitzustellen. Darüber hinaus können sie bei der Integration von RPA in bestehende Systeme und Workflows unterstützen und sicherstellen, dass die Implementierung den geltenden Vorschriften und Best Practices entspricht. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung sind wir Spezialist im Bereich Automation und haben bereits zahlreiche erfolgreiche RPA-Projekte in unternehmenskritischen Geschäftsfeldern umgesetzt. Als langjähriger Partner der führenden RPA-Anbieter finden wir die beste Lösung für jede Kundenanforderung.